貸会議室で開催するオーダーメイドの会議を成功させるコツ

貸会議室で開催するオーダーメイドの会議を成功させるコツ

会議室スペースをレンタルする貸会議室は、ここ6~7年の間に成長してきたビジネスです。現在は、多くの企業が仕事場や働き方の改革を行っており、貸会議室というビジネスも多様化してきています。

人が集まる。そこにはいろいろな意思と目的があります。貸会議室は、もはや会議だけのためのスペースには留まらず、多目的スペースとして認知され始めています。大都市の、しかも中心部に集中する貸会議室は、現在のビジネスのキーワードでもある「シェア」という言葉に後押しされ、今後も成長が見込まれています。






 

貸会議室でオーダーメイドの会議を



貸会議室では、シンプルで少人数が参加する会議から、大きな会場では100人規模の会議まで開くことが可能です。しかし、会議室をレンタルするだけでは実際の会議を上手く進行することはできません。数ある貸会議室の中でも、会議やイベント成功のために専任スタッフを各店に配置している会社は多くありません。

数々の会議をこなしてきた会議担当者であったとしても、社外の貸会議室でスムースな会議運営をすることは、そうかんたんなことではありません。そこで、ヘルプの手を差し伸べてくれるのが「コーディネーター」の存在です。会議を成功に導くため、オーダーメイドのオリジナル会議を提案してくれます。








 

AP貸し会議室のコーディネーター



数ある貸会議室の中で、各店に専任コーディネーターを常駐させているのが「AP貸し会議室」です。この貸会議室の特徴は、インターネットが行き届いた世の中では珍しい、アナログタイプの予約申込みシステムです。

なぜ「AP貸し会議室」では、このような予約システムを採用しているのでしょうか?利用者から、満点に近いフィードバックを得ている貸会議室では、利用を予定している会議の主催者と必ず打ち合わせをして、

どんな会議にしたいのか

どんな設備が必要か


などの聞き取りをした上で、会議を滞りなく、成功へ導くためのアイデアを出してくれます。このアイデアは、百戦錬磨の会議開催のプロスタッフである「コンファレンスコーディネーター」が提案するオーダーメイドの会議です。そのため、「AP貸し会議室」では、あえてインターネットでの予約を受け付けていないのです。

 

予約についての豆知識


通常、「AP貸し会議室」では、利用予定日の1年前から予約を受け付けています。空室がある限り、当日予約も可能ですが、備品などの準備が必要になるため時間をいただく場合があります。貸会議室の施設は下見も可能です。下見については各店舗までお願いします。







 

重要な会議にうれしいケータリングサービス




少人数で行う短時間の会議であれば、特に必要の無い食事のサービスですが、朝から夕方までかかるような大きな会議や研修、セミナーなどでは、食事の提供を検討する必要があるでしょう。貸会議室の中には、ケータリングサービスとの提携により、バリエーション豊富な食事やドリンクを提供してくれる業者があります。

「AP貸し会議室」もそのひとつ。軽食からランチ、ビュッフェタイプの食事まで、会議主催者の希望に合った形でサービスを提供してくれます。大規模な会議では、会議後にディナーパーティーなどを開催し、参加者同士の交流を図りたいという場合もあるでしょう。「AP貸し会議室」なら、会場を移動することなく、会議用のレイアウトからパーティー用のレイアウトにチェンジ。参加者を待たせることなく交流パーティーを開催することが可能です。

 

ケータリングサービスの豆知識


ケータリングサービスは会議との組み合わせでも利用可能ですが、会議室自体を宴会場として利用することも可能です。リーズナブルなパーティープランもご用意しています。







 

会議室のバリエーションも選べる




単純に会議と言っても、さまざまな形式の会議があります。シンポジウム形式、小規模・大規模、説明会など、イスやテーブルも、会議のタイプにより最適なレイアウトをチョイスすれば、会議もスムースに進行するというものです。性格の異なる会議室をそろえている貸会議室はそれほど多くはありません。「AP貸し会議室」では、さまざまな用途に対応可能な会議室を、各支店に備えています。








 

レンタルが可能な設備




貸会議室には、テーブルやイスなどのほかに、有料にてレンタルが可能な備品や設備がそろっています。各店舗により、使用可能な備品や設備は異なりますが、主なものを挙げてみましょう。

 

備品


ホワイトボード、レーザーポインター、司会台、花、パーティションなど
 

オーディオ・ビジュアル関係


ワイヤレスマイク、プロジェクター、スクリーン、CDプレーヤー、DVDプレーヤーなど
 

インターネット

有線LAN
 

備品や設備に関する豆知識


「AP貸し会議室」では、持ち込みでの機器利用も可能です。ただし、ワイヤレスマイクは各店舗の備品のみに使用を限定しています。これは混線を避けるための措置です。





 

会議参加者にうれしいサービス



会議参加者の利便性を考慮した貸会議室のサービス。やはり会議参加者にとっていちばんうれしいのは、インターネット接続ではないでしょうか?「AP貸し会議室」は、インターネットが花盛りの時代において、スマホを利用する参加者の利便性を考慮し、全館でWi-Fi接続を提供しています。会議によっては、参加者がパワーポイントやインターネットをラップトップで利用する場面が出てくるでしょう。そんな場合にもフリーWi-Fiを利用してネットにアクセスすることができます。







 

スムースに実りある会議にするために大切なこと




会議をスムースに進め、そして実りあるものにするために、必ず頭に入れておくべき重要なポイントがあります。

 

会議の目的を確認する


最初に確認しなければならないのは「会議の目的」です。目的がなければ会議をする必要は無いのですが、なぜかこの目的が曖昧な会議は世の中に多く存在します。会議の目的をはっきりと設定しましょう。
 

参加者を決める


会議の目的が定まったところで、その目的に到達するため、適していると考えられる人員を選定します。選定されたメンバーが会議の参加者となります。
 

会議の雰囲気を作れる司会の人選


会議は活発な意見交換が求められるため、司会者の人選は大切な作業です。
 

事前準備


何事にも言えることですが、ぶっつけ本番が機能することはあまりありません。正確に言うと、機能することもあるのですが、こと会議においてはぶっつけ本番が機能することはありません。会議においては事前の準備なしに目的を達成することはできません。

資料や課題を準備し、参加者にも覚悟を持って会議に参加するよう、周知します。会議の目的が参加者全員に共有されている状態で会議をスタートできるようにしましょう。

事前準備には、貸会議室側との段取り確認も含まれます。会議には活発な意見交換や議論が不可欠です。その雰囲気作りの一環として、コーディネーターの意見を取り入れながら作るホームメイドの会議があります。会議の目的を達成するための頼れる存在。それがコンファレンスコーディネーターです。






 

オーダーメイドの会議は原状回復の必要なし




「AP貸し会議室」では、会議会場の準備から撤収まで、すべて貸会議室のスタッフが行います。会議主催者は会議の進行に集中し、その他の作業をする必要はありません。自社で会議を行う場合は準備や撤収に手間がかかる場合もありますので、「後片付け必要なし」は、とてもありがたいメリットだと言えるでしょう。





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